Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Pertanyaan dan Jawaban Seputar Budgeting (Penganggaran)

 1.1  Harap Saudara jelaskan pengertian Budgeting (Penganggaran).

Menurut Hongren (2000) , anggaran adalah :

“Budget is the quantitative expression of a proposed plan of action by management for a future time period and is an aid to coordination and implementation of the plan.”

“Anggaran adalah ekspresi kuantitatif dari rencana tindakan yang diusulkan oleh manajemen untuk periode waktu mendatang dan merupakan bantuan untuk koordinasi dan implementasi rencana.”

Berdasarkan definisi anggaran tersebut, dapat disimpulkan beberapa hal terkait dengan anggaran :

a.     Anggaran adalah rencana kegiatan yang akan dijalankan oleh manajemen dalam satu periode yang tertuang secara kuantitatif .

b.     Anggaran membantu manajemen dalam melakukan koordinasi dan penerapannya dalam upaya mencapai tujuan yang tertuang di dalam anggaran.

c.     Anggaran memberikan gambaran kepada manajemen tentang sumberdaya yang dibutuhkan (man, money, material, machine, method) oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan yang telah ditentukan dalam anggaran. Kemudian anggaran juga menjelaskan koordinasi antar bagian dalam perusahaan sehingga tujuan bersama perusahaan dapat tercapai.

Pada definisi lain, budget dinyatakan sebagai :

“A budget is a plan of operations expressed in monetary terms, it consequently includes a forecast of income and expenditures and of receipts and costs for a specific period, usually 12 months. 

“Anggaran adalah rencana operasi yang dinyatakan dalam istilah moneter, didalamnya  mencakup perkiraan pendapatan dan pengeluaran serta penerimaan dan biaya untuk periode tertentu, biasanya 12 bulan.

 

1.2  Terkait dengan Budget. Harap Saudara jelaskan anggaran sebagai fungsi perencanaan manajemen.

Perencanaan berarti menentukan sebelumnya kegiatan yang mungkin dapat dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Perencanaan merupakan upaya antisipasi sebelum melakukan sesuatu agar apa yang dilakukan dapat berhasil dengan baik.

Anggaran biasanya disiapkan untuk area dalam suatu organisasi (departemen, pabrik, divisi, dan sebagainya) dan untuk aktivitas (penjualan, produksi, penelitian, dan sebagainya).

Sistem anggaran ini berfungsi sebagai rencana keuangan yang komprehensif untuk organisasi secara keseluruhan dan memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi:

a.     Memaksa manajer untuk membuat rencana

b.     Memberikan informasi sumber daya yang dapat digunakan untuk meningkatkan pengambilan keputusan;

c.     Membantu dalam penggunaan sumber daya dan karyawan (man, money, material, machine, methods)  dengan menetapkan tolok ukur yang dapat digunakan untuk evaluasi kinerja selanjutnya;

d.     Meningkatkan komunikasi dan koordinasi (antar bagian, departemen, dan unit-unit lainnya)

 

Penganggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan - untuk mengembangkan arahan keseluruhan untuk organisasi yang meramalkan masalah dan mengembangkan kebijakan di masa depan.

Anggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan. Anggaran mendorong para manajer untuk mengembangkan arah organisasi secara menyeluruh, mengantisipasi masalah, dan mengembangkan kebijakan untuk masa depan.

 

1.3  Harap Saudara jelaskan pengertian Pengendalian (Control) dalam fungsi manajemen . Harap jelaskan pula bagaimana anggaran berfungsi sebagai alat pengendalian (control).

Pengendalian (Kontrol) adalah proses menetapkan standar, menerima umpan balik tentang kinerja aktual, dan mengambil tindakan korektif setiap kali kinerja aktual menyimpang secara signifikan dari kinerja yang direncanakan. Dengan demikian, anggaran dapat digunakan untuk membandingkan hasil aktual dengan hasil yang direncanakan, dan dapat mengarahkan operasi kembali ke jalurnya, jika diperlukan.

Sebagai alat pengendalian, anggaran memberikan rencana detail atas pendapatan dan pengeluaran pemerintahagar pembelanjaan yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan kepada publik.

Di bidang controlling

a)         Membantu mengawasi kegiatan dan pengeluaran

b)         Membantu mencegah pemborosan

c)         Membantu menetapkan standar baru

Anggaran sebagai instrumen pengendalian digunakan untuk menghindari adanya pengeluaran yang terlalu besar atau adanya penggunaan dana yang tidak semestinya dalam pengalokasian anggaran pada bidang lain yang bukan merupakan prioritas. 

 

1.4  Dari tampilan gambar dibawah ini harap Saudara jelaskan penyusunan anggaran dimulai dari visi-misi organisasi sampai dengan implementasi operasionalnya,  termasuk didalamnya peran feedback dan control.

Fungsi Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik bersama dengan akuntansi pertanggung-jawaban memberikan umpan balik kepada manajer puncak tentang kinerja relatif terhadap anggaran manajer pusat pertanggung-jawaban yang berbeda. Perbedaan antara hasil aktual dan jumlah yang dianggarkan disebut  varians - dapat membantu manajer menerapkan strategi dan mengevaluasinya dalam tiga cara, atau dengan kata lain feedback berfungsi sebagai:

 

a.     Early warning /  peringatan dini , variance mengingatkan manajer lebih awal untuk kejadian yang tidak mudah atau segera terbukti. Manajer kemudian dapat mengambil tindakan korektif atau memanfaatkan peluang yang tersedia. Misalnya, setelah mengamati sedikit penurunan penjualan selama suatu periode, manajer mungkin ingin menyelidiki apakah ini merupakan indikasi penurunan yang lebih tajam yang akan terjadi di akhir tahun.

b.     Performance evaluation / evaluasi kinerja, variances meminta manajer untuk menyelidiki seberapa baik perusahaan telah menerapkan strateginya. Apakah bahan dan tenaga kerja digunakan secara efisien? Apakah pengeluaran Litbang meningkat sesuai rencana? Apakah biaya garansi produk berkurang sesuai rencana?

c.     Evaluating strategy/ mengevaluasi strategi, Varians terkadang memberi sinyal kepada manajer bahwa strategi tidak efektif. Misalnya, perusahaan yang berusaha bersaing dengan mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas mungkin menemukan bahwa ia mencapai tujuan ini tetapi hanya berdampak kecil pada penjualan dan laba. Manajemen puncak mungkin ingin mengevaluasi kembali strategi tersebut

Anggaran sebagai bagian dari fungsi perencanaan (planning) dan pengendalian  (controlling)

Fungsi manajemen menurut George R.Terry adalah :

a.     Perencanaan (Planning)

b.     Pengorganisasian (Organizing)

c.     Pelaksanaan (Actuating)

d.     Pengendalian (Controlling)

Perencanaan berarti menentukan sebelumnya kegiatan yang mungkin dapat dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Perencanaan merupakan upaya antisipasi sebelum melakukan sesuatu agar apa yang dilakukan dapat berhasil dengan baik.

Salah satu bentuk fungsi Perencanaan dan Pengendalian adalah Anggaran.

Ada banyak definisi mengenai anggaran (budget). Definisi2 ini mempunyai ciri yang sama yakni bahwa esensi anggaran adalah merupakan suatu rencana tertulis mengenai kegiatan-kegiatan tertentu yang akan dilakukan oleh suatu organisasi selama jangka waktu tertentu.

Budget yang lengkap mencakup rencana untuk seluruh perusahaan. Dalam budget ini, rencana dari bagian2 / departemen2 di synthesiskan , sehingga hasil akhirnya merupakan rencana perusahaan secara keseluruhan.

Data dan informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam menyusun anggarannya dapat diperoleh dari kegiatan dan kejadian yang terjadi di perusahaan di masa lalu , masa sekarang dan harapan2 yang ingin dicapai di masa mendatang.

Dari sumber perolehan informasi untuk menyusun anggaran perusahaan dapat memperoleh data dan informasi dari sumber2 internal perusahaan (misal : laporan keuangan perusahaan dan laporan tahunan) atau dari sumber eksternal perusahaan seperti laporan penjualan industri, pertumbuhan ekonomi negara, tingkat inflasi, tingkat suku bunga, estimasi kurs valas,dll.

Sebagai contoh perusahaan ingin menentukan tingkat penjualan untuk tahun depan. Informasi yang diperlukan perusahaan adalah penjualan tahun lalu (informasi masa lalu), kebijakan pemasaran terkini yg dimiliki perusahaan (informasi terkini, kemungkinan adanya penjualan produk baru di tahun depan (informasi tentang kebijakan produk perusahaan)  dan tingkat persaingan antar perusahaan dalam industri yang sama di tahun depan (informasi eksternal). Semua informasi tsb dianalisis dan hasil akhirnya adalah tingkat penjualan yang diharapkan dapat diperoleh perusahaan di tahun depan.

Purposes of budgeting / Tujuan Penganggaran

Tujuan utama penyusunan anggaran adalah menyediakan informasi kepada pihak manajemen perusahaan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Tujuan lainnya dalam penyusunan anggaran adalah :

a.     Perencanaan

b.     Koordinasi

c.     Motivasi

d.     Pengendalian

Anggaran biasanya disiapkan untuk area dalam suatu organisasi (departemen, pabrik, divisi, dan sebagainya) dan untuk aktivitas (penjualan, produksi, penelitian, dan sebagainya).

Sistem anggaran ini berfungsi sebagai rencana keuangan yang komprehensif untuk organisasi secara keseluruhan dan memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi:

e.     Memaksa manajer untuk membuat rencana

f.      Memberikan informasi sumber daya yang dapat digunakan untuk meningkatkan pengambilan keputusan;

g.     Membantu dalam penggunaan sumber daya dan karyawan (man, money, material, machine, methods)  dengan menetapkan tolok ukur yang dapat digunakan untuk evaluasi kinerja selanjutnya;

h.     Meningkatkan komunikasi dan koordinasi (antar bagian, departemen, dan unit-unit lainnya)

Penganggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan - untuk mengembangkan arahan keseluruhan untuk organisasi yang meramalkan masalah dan mengembangkan kebijakan di masa depan.

Anggaran sebagai alat perencanaan

Anggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan. Anggaran mendorong para manajer untuk mengembangkan arah organisasi secara menyeluruh, mengantisipasi masalah, dan mengembangkan kebijakan untuk masa depan.

Anggaran memperbaiki pengambilan keputusan.

Sebagai contoh, dari data tentang perkiraan pendapatan dan beban diketahui bahwa perusahaan masih belum bisa lepas dari kesulitan keuangan, untuk itu manajemen memutuskan untuk menunda kenaikan gaji, mengurangi hutang dari luar, membatasi pembelian aset yang tidak terlalu penting. Pada akhirnya, pengambilan keputusan2 yang baik ini dapat mencegah timbulnya masalah dan menghasilkan status keuangan yang lebih baik bagi perusahaan

Anggaran sebagai standar evaluasi kinerja

Anggaran memberikan standar yang dapat mengendalikan penggunaan berbagai sumber daya perusahaan dan memotivasi karyawan. Sebagai bagian terpenting dari sistem penganggaran, pengendalian dicapai dengan membandingkan hasil aktual dengan yang dianggarkan secara periodik (misal setiap bulan). Perbedaan yang besar (deviasi) antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan adalah umpan balik (feed back) yang menunjukkan sistem tsb di luar kendali. Berbagai langkah korektif seharusnya diambil dengan mengetahui penyebabnya dan kemudian memperbaiki situasi/

Anggaran sebagai media meningkatkan komunikasi dan koordinasi

Secara formal, anggaran mengkomunikasikan rencana organisasi pada setiap anggaran. Di sini semua karyawan dapat menyadari perannya dalam pencapaian tujuan2 perusahaan. Penyusunan anggaran mengharuskan kerja sama antara bebagai area dan aktivitas dalam organisasi , sehingga koordinasi menjadi keharusan agar anggaran sesuai dengan tujuan organisasi. Para manajer dapat melihat kebutuhan area lain dan terdorong untuk menomorduakan kepentingan pribadi / unitnya demi tercapainya kepentingan yang lebih besar yaitu kepentingan organisasi. Peranan komunikasi dan koordinasi menjadi semakin penting seiring dengan meningkatnya ukuran (size) organisasi.  

3. Budget and the Budgeting Cycle

A budget is (a) the quantitatives expression of a proposed plan of action by management for a specified period, and (b) an aid to coordinate what needs to be done to implement that  plan. The budget generally includes both the plan’s financial and nonfinancial aspects and serves as a road map for the company to follow in an upcoming period. A financial budgets quantities manager’s expectations regarding a company’s income, cash flows , and financial position. Just as financial statements are prepared for past epriods, financial statements can can be prepared for future periods – for example, a budgeted income statements, a budgeted statement of cash flows, or a budgeted balance sheet. Managers develop financial bugets using supporting information from nonfinacial budgets for, say, units manufactured or sold , number of employees and number of new productsbeing introduced to the marketplace.

Anggaran adalah (a) ekspresi kuantitatif dari rencana tindakan yang diusulkan oleh manajemen untuk periode tertentu, dan (b) bantuan untuk mengoordinasikan apa yang perlu dilakukan untuk melaksanakan rencana itu. Anggaran umumnya mencakup aspek keuangan dan non keuangan dari rencana tersebut dan berfungsi sebagai peta jalan untuk diikuti perusahaan dalam periode mendatang. Anggaran keuangan memenuhi ekspektasi manajer mengenai pendapatan, arus kas, dan posisi keuangan perusahaan.

Sama seperti laporan keuangan yang disiapkan untuk periode masa lalu, laporan keuangan dapat disiapkan untuk periode mendatang - misalnya, laporan laba rugi yang dianggarkan, laporan arus kas yang dianggarkan, atau neraca yang dianggarkan. Manajer mengembangkan buget keuangan menggunakan informasi pendukung dari anggaran nonfinansial misalnya,informasi unit yang diproduksi atau dijual, jumlah karyawan dan jumlah produk baru yang akan diperkenalkan ke pasar.

4. Strategic Plans and Operating Plans

Budgeting is most useful when it is integrated with a company’s strategy .  Strategy specifies how an organization matches its capabilities with the opportunities in the marketplace to accomplish its objectives . To develop successful strategies , managers must consider questions such as the following:

·       What are our objectives?

·       How do we create value for our customers while distinguishing ourselves from our competitors?

·       Are the markets for our products local, regional, national, or global? What trends affect our markets? How do the economy our industry, and our competitors affect us?

·       What organizational and financial structures serve us best?

·       What are the risk and opportunities of alternative strategies, and what are our contingency plan if our preferred plan fails?

Penganggaran paling berguna bila diintegrasikan dengan strategi perusahaan. Strategi menentukan bagaimana organisasi menyesuaikan kemampuannya dengan peluang di pasar untuk mencapai tujuannya. Untuk mengembangkan strategi yang berhasil, manajer harus mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut ini:

·       Apa tujuan perusahaan kita?

·       Bagaimana kita menciptakan nilai bagi pelanggan kita sambil membedakan diri kita dari pesaing kita?

·       Apakah pasar produk kita lokal, regional, nasional, atau global? Tren apa yang mempengaruhi pasar kita? Bagaimana ekonomi industri kita, dan pesaing kita memengaruhi kita?

·       Struktur organisasi dan keuangan apa yang paling baik untuk kita?

§  Apa risiko dan peluang strategi alternatif, dan apa rencana darurat kita jika rencana pilihan kita gagal?

Tampilan dibawah ini menunjukkan bahwa rencana strategis diekspresikan melalui anggaran jangka panjang,  dan rencana operasi diekspresikan melalui anggaran jangka pendek. Gambar dibawah  ini menampilkan panah yang mengarah ke belakang dan ke depan. Panah mundur menunjukkan bahwa anggaran dapat menyebabkan perubahan rencana dan strategi. Manajer membantu anggaran menilai risiko dan peluang strategis dengan memberi mereka umpan balik tentang kemungkinan efek dari strategi dan rencana mereka. Terkadang umpan balik itu mendorong manajer untuk merevisi rencana mereka dan mungkin juga strategi mereka.

Budgeting Cycle

Perusahaan yang dikelola dengan baik biasanya melakukan siklus penganggaran melalui langkah-langkah berikut selama tahun fiskal:

a.     Sebelum awal tahun fiskal, manajer di semua tingkatan memperhitungkan kinerja masa lalu perusahaan, umpan balik pasar, dan pemulihan ekonomi yang diantisipasi dari resesi dapat menyebabkan manajer merencanakan peningkatan penjualan, produksi yang lebih tinggi, dan biaya promosi yang lebih besar. Manajer dan akuntan manajemen bekerja sama untuk mengembangkan rencana perusahaan secara keseluruhan dan kinerja subunitnya, seperti departemen atau divisi.

b.     Pada awal tahun fiskal, manajer senior memberikan kerangka acuan kepada manajer bawahan, serangkaian ekspektasi finansial atau non finansial spesifik yang akan mereka bandingkan dengan hasil aktual;

c.     Selama tahun berjalan, akuntan manajemen membantu manajer menyelidiki setiap penyimpangan dari rencana, seperti penurunan penjualan yang tidak terduga. Jika diperlukan, tindakan korektif mengikuti — perubahan fitur produk, penurunan harga untuk meningkatkan penjualan, atau pemotongan biaya untuk mempertahankan profitabilitas.

Tiga langkah tersebut diatas  menjelaskan proses terkait anggaran yang sedang berlangsung. Dokumen kerja yang menjadi inti dari proses ini disebut anggaran induk (master budget) . Anggaran induk mengungkapkan rencana operasi dan keuangan manajemen untuk periode tertentu, biasanya satu tahun fiskal, dan itu mencakup serangkaian laporan keuangan yang dianggarkan. Anggaran induk adalah rencana awal dari apa yang ingin dicapai perusahaan dalam periode dan berkembang dari keputusan operasi dan keuangan yang diambil manajer saat mereka menyiapkan anggaran.

è Keputusan operasi (Operating decisions) berkaitan dengan cara terbaik menggunakan sumber daya yang terbatas dari suatu organisasi

è Keputusan pendanaan (Financing decision) berkaitan dengan bagaimana mendapatkan dana untuk memperoleh sumber daya tersebut.   

4. Master Budget

Menyiapkan Anggaran Induk (master budget)

Anggaran induk (master budget) adalah rencana keuangan komprehensif bagi organisasi secara keseluruhan. Anggaran induk biasanya untuk periode satu tahun sesuai dengan satu tahun fiskal perusahaan. Pada umumnya anggaran satu tahun dipecah dalam anggaran kuartal dan bulanan. Penggunaan periode waktu yang lebih pendek mengharuskan para manajer untuk lebih sering membandingkan data aktual dengan data yang direncanakan, sehingga jika timbul masalah dapat segera diidentifikasi dan diselesaikan lebih awal.

Beberapa organisasi telah mengembangkan filosofi anggaran yang kontinyu (continuous budget) yaitu anggaran 12 bulan yang terus bergerak. Saat satu bulan anggaran telah berlalu, satu tambahan untuk masa mendatang ditambahkan sehingga perusahaan selalu memiliki rencana selam 12 bulan ditangan mereka. Para pendukung anggaran kontinyu berargumentasi anggaran tsb memaksa para manajer untuk melakukan perencanaan ke depan secara konstan.

 

1.5       Perusahaan yang dikelola dengan baik biasanya melakukan siklus penganggaran melalui tiga langkah yaitu kegiatan   “Sebelum awal tahun fiskal , Pada awal tahun fiskal, Selama tahun berjalan”  Harap Saudara jelaskan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan anggaran di masing-masing tahapan, berikan contoh di masing-masing tahapan.

Perusahaan yang dikelola dengan baik biasanya melakukan siklus penganggaran melalui langkah-langkah berikut selama tahun fiskal:

 

a.     Sebelum awal tahun fiskal, manajer di semua tingkatan memperhitungkan kinerja masa lalu perusahaan, umpan balik pasar, dan pemulihan ekonomi yang diantisipasi dari resesi dapat menyebabkan manajer merencanakan peningkatan penjualan, produksi yang lebih tinggi, dan biaya promosi yang lebih besar. Manajer dan akuntan manajemen bekerja sama untuk mengembangkan rencana perusahaan secara keseluruhan dan kinerja subunitnya, seperti departemen atau divisi.

 

b.     Pada awal tahun fiskal, manajer senior memberikan kerangka acuan kepada manajer bawahan, serangkaian ekspektasi finansial atau non finansial spesifik yang akan mereka bandingkan dengan hasil aktual;

 

c.     Selama tahun berjalan, akuntan manajemen membantu manajer menyelidiki setiap penyimpangan dari rencana, seperti penurunan penjualan yang tidak terduga. Jika diperlukan, tindakan korektif mengikuti — perubahan fitur produk, penurunan harga untuk meningkatkan penjualan, atau pemotongan biaya untuk mempertahankan profitabilitas.

 

Tiga langkah tersebut diatas  menjelaskan proses terkait anggaran yang sedang berlangsung. Dokumen kerja yang menjadi inti dari proses ini disebut anggaran induk (master budget) . Anggaran induk mengungkapkan rencana operasi dan keuangan manajemen untuk periode tertentu, biasanya satu tahun fiskal, dan itu mencakup serangkaian laporan keuangan yang dianggarkan. Anggaran induk adalah rencana awal dari apa yang ingin dicapai perusahaan dalam periode dan berkembang dari keputusan operasi dan keuangan yang diambil manajer saat mereka menyiapkan anggaran.

 

è Keputusan operasi (Operating decisions) berkaitan dengan cara terbaik menggunakan sumber daya yang terbatas dari suatu organisasi

è Keputusan pendanaan (Financing decision) berkaitan dengan bagaimana mendapatkan dana untuk memperoleh sumber daya tersebut.   

Advertisement