Pertanyaan dan Jawaban Soal Budgeting
1. 1. Fungsi Budgeting sebagai alat Perencanaan, Pengendalian,dan Evaluasi Kinerja
1a. Saudara jelaskan fungsi Budgeting sebagai alat manajemen untuk perencanaan (planning), pengendalian (controlling) dan sekaligus untuk evaluasi kinerja (performance evaluation).
Jawab:
Perencanaan (Planning)
Perencanaan berarti menentukan sebelumnya kegiatan yang mungkin dapat dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Perencanaan merupakan upaya antisipasi sebelum melakukan sesuatu agar apa yang dilakukan dapat berhasil dengan baik.
Anggaran biasanya disiapkan untuk area dalam suatu organisasi (departemen, pabrik, divisi, dan sebagainya) dan untuk aktivitas (penjualan, produksi, penelitian, dan sebagainya).
Sistem anggaran ini berfungsi sebagai rencana keuangan yang komprehensif untuk organisasi secara keseluruhan dan memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi:
a. Memaksa manajer untuk membuat rencana
b. Memberikan informasi sumber daya yang dapat digunakan untuk meningkatkan pengambilan keputusan;
c. Membantu dalam penggunaan sumber daya dan karyawan (man, money, material, machine, methods) dengan menetapkan tolok ukur yang dapat digunakan untuk evaluasi kinerja selanjutnya;
d. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi (antar bagian, departemen, dan unit-unit lainnya)
Penganggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan - untuk mengembangkan arahan keseluruhan untuk organisasi yang meramalkan masalah dan mengembangkan kebijakan di masa depan.
Anggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan. Anggaran mendorong para manajer untuk mengembangkan arah organisasi secara menyeluruh, mengantisipasi masalah, dan mengembangkan kebijakan untuk masa depan.
Pengendalian (Controling)
Pengendalian (Kontrol) adalah proses menetapkan standar, menerima umpan balik tentang kinerja aktual, dan mengambil tindakan korektif setiap kali kinerja aktual menyimpang secara signifikan dari kinerja yang direncanakan. Dengan demikian, anggaran dapat digunakan untuk membandingkan hasil aktual dengan hasil yang direncanakan, dan dapat mengarahkan operasi kembali ke jalurnya, jika diperlukan.
Sebagai alat pengendalian, anggaran memberikan rencana detail atas pendapatan dan pengeluaran pemerintahagar pembelanjaan yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan kepada publik.
Di bidang controlling
a) Membantu mengawasi kegiatan dan pengeluaran
b) Membantu mencegah pemborosan
c) Membantu menetapkan standar baru
Anggaran sebagai instrumen pengendalian digunakan untuk menghindari adanya pengeluaran yang terlalu besar atau adanya penggunaan dana yang tidak semestinya dalam pengalokasian anggaran pada bidang lain yang bukan merupakan prioritas.
Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation)
Anggaran memberikan standar yang dapat mengendalikan penggunaan berbagai sumber daya perusahaan dan memotivasi karyawan. Sebagai bagian terpenting dari sistem penganggaran, pengendalian dicapai dengan membandingkan hasil aktual dengan yang dianggarkan secara periodik (misal setiap bulan). Perbedaan yang besar (deviasi) antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan adalah umpan balik (feed back) yang menunjukkan sistem tsb di luar kendali. Berbagai langkah korektif seharusnya diambil dengan mengetahui penyebabnya dan kemudian memperbaiki situasi
1b. Fungsi feedback (umpan balik) dalam penyusunan maupun operasionalisasi penganggaran (budgeting) sangat penting bagi manajemen agar target yang ditetapkan dalam anggaran dapat dimanaje dengan baik.
Harap Saudara jelaskan tiga fungsi feedback dalam siklus kegiatan anggaran.
Jawab :
Fungsi Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik bersama dengan akuntansi pertanggung-jawaban memberikan umpan balik kepada manajer puncak tentang kinerja relatif terhadap anggaran manajer pusat pertanggung-jawaban yang berbeda. Perbedaan antara hasil aktual dan jumlah yang dianggarkan disebut varians - dapat membantu manajer menerapkan strategi dan mengevaluasinya dalam tiga cara, atau dengan kata lain feedback berfungsi sebagai:
a. Early warning / peringatan dini , variance mengingatkan manajer lebih awal untuk kejadian yang tidak mudah atau segera terbukti. Manajer kemudian dapat mengambil tindakan korektif atau memanfaatkan peluang yang tersedia. Misalnya, setelah mengamati sedikit penurunan penjualan selama suatu periode, manajer mungkin ingin menyelidiki apakah ini merupakan indikasi penurunan yang lebih tajam yang akan terjadi di akhir tahun.
b. Performance evaluation / evaluasi kinerja, variances meminta manajer untuk menyelidiki seberapa baik perusahaan telah menerapkan strateginya. Apakah bahan dan tenaga kerja digunakan secara efisien? Apakah pengeluaran Litbang meningkat sesuai rencana? Apakah biaya garansi produk berkurang sesuai rencana?
c. Evaluating strategy/ mengevaluasi strategi, Varians terkadang memberi sinyal kepada manajer bahwa strategi tidak efektif. Misalnya, perusahaan yang berusaha bersaing dengan mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas mungkin menemukan bahwa ia mencapai tujuan ini tetapi hanya berdampak kecil pada penjualan dan laba. Manajemen puncak mungkin ingin mengevaluasi kembali strategi tersebut
2. Anggaran sering digunakan untuk menilai kinerja para manajer. Bonus , kenaikan gaji, dan promosi adalah hal yang dipengaruhi oleh kemampuan seorang manajer untuk mencapai atau melampaui tujuan yang direncanakan. Apakah pengaruh tersebut positif atau negatif sebagian besar bergantung pada bagaimana anggaran digunakan.
Masalah yang sering muncul dalam penyusunan budgeting dikaitkan dengan perilaku manusia yang terlibat di dalamnya adalah munculnya “budgetary slack”, dan beberapa cara untuk mengatasinya antara lain dengan cara benchmark data dengan perusahaan lain serta melakukan rolling budgets.
Diminta :
a. Bagaimana pendapat Saudara tentang pernyataan bahwa penyusunan anggaran sangat dipengaruhi oleh perilaku manusia yang terlibat di dalamnya?
Jawab:
Saya setuju dengan pernyataan di atas, bahwasanya Faktor manusia sangat penting dalam penganggaran. Karena Penganggaran atau penyusunan budget paling efektif ketika SDM seperti manajemen tingkat bawah secara aktif berpartisipasi dan secara bermakna terlibat dalam proses penganggaran, Partisipasi menambah kredibilitas proses penganggaran dan membuat karyawan lebih berkomitmen dan bertanggung jawab untuk memenuhi anggaran. Tetapi partisipasi membutuhkan koordinasi "jujur" tentang bisnis dari bawahan dan manajer tingkat bawah hingga atasan mereka.
Proses penyusunan anggaran dilakukan untuk mengkomunikasikan tujuan perusahaan kepada seluruh unit organisasi dan memonitori prestasi dan pencapaian dari tujuan-tujuan tersebut. Manajer pusat pertanggungjawaban selaku manajemen tingkat bawah memiliki kesempatan dalam menyuarakan pendapat pribadinya dalam anggaran dimana hal ini yang disebut sebagai anggaran partisipatif dimana SDM dilibatkan dalam menyusunan anggaran.
b. Jelaskan apa yang dimaksud dengan
1) budgetary slack,
2) benchmark data dengan perusahaan lain;
3) rolling budgets.
Jawab:
1. Budgetari Slack
Senjangan anggaran (budgetary slack) adalah selisih atau perbedaan antara sumber daya yang sebenarnya dibutuhkan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan dengan sumber daya yang diajukan dalam anggaran (Sugiwardani, 2012).
Budgetary Slack merupakan salah satu bentuk perilaku yang menyimpang dalam penyusunan anggaran. Budgetary Slack biasanya dilakukan dengan menaikkan biaya atau menurunkan pendapatan dari yang seharusnya, supaya anggaran mudah dicapai.
Kesenjangan anggaran didefinisikan sebagai tindakan bawahan yang lebih cenderung menurunkan kapabilitasnya dalam menyusun anggaran sehingga mudah untuk dicapai (Dunk, 1993).
Selain itu senjangan anggaran juga dapat diartikan sebagai perbedaan jumlah anggaran yang diajukan oleh bawahan dengan jumlah estimasi terbaik dari organisasi (Antony dan Govindarajan, 2005).
Budgetary Slack atau kesenjangan anggaran terjadi karena adanya perbedaan potensi dengan target anggaran pendapatan. perbedaan potensi pendapatan dengan target anggaran pendapatan mengindikasikan terjadinya perilaku individu merendahkan target pendapatan untuk memudahkan dalam pencapaian anggaran pemerintah
2. Benchmark Data
Bencmark Data adalah suatu proses mengidentifikasikan “praktek terbaik” terhadap dua produk dan proses produksinya hingga produk tersebut dikirimkan. Benchmarking memberikan wawasan yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang serupa maupun dengan Industri yang berbeda. Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Tolok Ukur atau Patokan.
Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk memahami dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara atau “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk. Benchmarking dapat dilakukan untuk proses produksi, produk, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi.
3. Rolling budget atau continuous budget atau perpetual budget.
Rolling budget merupakan anggaran yang terus bergerak dalam periode 12 bulan. Salah satu pendekatan untuk mengatasi senjangan anggaran adalah dengan mendapatkan data benchmark yang baik saat menetapkan anggaran. Manajer kemudian dapat membagikan informasi independen ini dan menggunakannya untuk menetapkan anggaran operasi. Menggunakan ukuran kinerja tolok ukur eksternal mengurangi kemampuan manajer untuk menetapkan tingkat anggaran yang mudah dicapai.
Anggaran bergulir adalah pendekatan lain dalam mengurangi senjangan anggaran. Perusahaan yang menggunakan anggaran bergulir selalu memiliki anggaran untuk periode tertentu, misalnya 12 bulan, dengan menambahkan, pada akhir setiap kuartal, anggaran untuk satu kuartal lagi untuk menggantikan kuartal yang baru saja berakhir. Pembaruan informasi anggaran yang terus menerus dan informasi yang lebih kaya yang diberikannya mengurangi peluang untuk menciptakan senjangan anggaran dibandingkan ketika penganggaran dilakukan hanya setiap tahun.
3. Sistem anggaran yang ideal adalah sistem anggaran yang mencapai kesesuaian tujuan secara utuh dan simultan, serta menciptakan suatu penggerak bagi manajer untuk mencapai tujuan organisasi secara etis. Sementara tidak ada sistem anggaran yang ideal , penelitian dan praktik telah mengidentifikasi beberapa fitur penting yang akan mendorong perilaku posistif pada tingkat yang wajar.
Fitur tersebut meliputi :
a. umpan balik yang sering atas kinerja,
b. insentif uang dan nonuang,
c. anggaran partisipatif ,
d. standar yang realistis,
e. kemampuan pengendalian biaya, dan
f. berbagai ukuran kinerja.
Khusus untuk “kemampuan pengendalian biaya”, idealnya , para manajer hanya dianggap bertanggung jawab atas biaya-biaya yang dapat mereka kendalikan (controllable cost) .
Diminta :
Apakah Saudara sepakat dengan pernyataan tersebut? Jelaskanapa yang dimaksud dengan controllable cost , dan berikan contohnya !
Jawab:
Saya sepakat dengan pernyataan tersebut karena biaya yang dapat dikendalikan (controllable cost) adalah biaya yang tingkatnya dapat dipengaruhi oleh manajer. Misalnya, para manajer divisi tidak memiliki kuasa untuk mengotorisasi biaya di tingkat korporasi, seperti penelitian dan pengembangan serta gaji para manajer atas. Oleh karena itu, mereka tidak seharusnya dianggap bertanggungjawab atas munculnya biaya tersebut. Jika biaya yang tidak dapat dikendalikan muncul dalam anggaran manajer tingkat bawah untuk membantu mereka memahami bahwa biaya tersebut juga perlu dicakup, maka mereka seharusnya dipisahkan dari biaya yang dapat dikendalikan dan disebut tidak dapat dikendalikan.
4. Sistem anggaran yang baik mendorong perilaku yang sesuai dengan tujuan. Cara yang digunakan organisasi untuk mempengaruhi manajer agar melakukan lebih banyak usaha dalam mencapai tujuan organisasi disebut insentif. Pada umumnya ada dua macam insentif yaitu insentif uang (monetary incentive) dan insentif nonuang (nonmonetary incentive)
Diminta :
1. Harap Saudara jelaskan apa yang dimaksud dengan insentif uang (monetary incentive) dan insentive nonuang (nonmonetary incentive)
2. Berikan contohnya.
Jawab :
1. Insentif uang (Monetary Incentive) digunakan untuk mengendalikan kecenderungan seorang manajer untuk melalaikan dan membuang-buang sumber daya dengan menghubungkan kinerja anggaran pada kenaikan gaji,bonus,dan promosi. Sedangkan Insentif Bukan Uang (nonmonetary Incentive) termasuk memperkaya pekerjaan (job enrichment),meningkatkan tanggung jawab dan otonomi, program penghargaan non uang, dan lain-lain; dengan tujuan untuk meningkatkan sistem pengendalian anggaran.
Peranan insentif uang dan nonuang adalah untuk mendorong karyawan suatu organisasi mencapai tujuan organisasi. Insentif uang (monetary incentive) menarik kebutuhan ekonomi individu yang digunakan untuk mengendalikan kecenderungan seorang manajer untuk melalaikan dan membuang-buang sumber daya dengan menghubungkan kinerja anggaran pada kenaikan gaji, bonus, dan promosi. Sedangkan insentif nonuang (nonmonetary incentive) menarik kebutuhan psikologis, seperti meningkatkan tanggung jawab dan otonomi, program penghargaan nonuang dan lain-lain. Karena individu didorong oleh faktor ekonomi dan psikologis, maka kedua jenis insentif tersebut harus ada dalam sistem anggaran yang baik.
2. Contoh Insentif Uang dan Bukan Uang
· Insentif uang
Berbentuk imbalan keuangan di luar gaji pokok yang diterima karyawan. Perhitungan insentif dalam bentuk uang berdasarkan keuntungan perusahaan dan lewat hal-hal yang berkaitan dengan kesejahteraan karyawan, misalnya jaminan hari tua, kesehatan, rekreasi, dan sebagainya
· Insentif Bukan Uang.
Dilihat dari namanya, sudah jelas bahwa insentif ini tidak dalam bentuk uang. Umumnya insentif ini berbentuk promosi jabatan, lingkungan kerja positif dan membangun, hingga hubungan kerja yang baik antara atasan dan bawahan.
5. Etika (Ethic) dalam penganggaran (budgeting)
Tekanan untuk kinerja yang tertanam dalam target anggaran yang luas tidak boleh mendorong karyawan untuk terlibat dalam praktik ilegal atau tidak etis. Semakin perusahaan mencoba untuk mendorong kinerja, semakin besar penekanan yang harus diberikan kepada karyawan untuk mengikuti kode etik, yang melarang perilaku di luar ikatan etika baik pada saat penyusunan maupun pelaksanaan anggaran (misalnya, tidak ada suap, pembayaran sampingan, atau transaksi yang tidak jujur) dan normanya. dan nilai (misalnya, mengutamakan pelanggan dan tidak boleh mengorbankan kualitas).
Diminta :
Apakah Saudara sependapat dengan pernyataan diatas? Jelaskan dan berikan contohnya.
Jawab:
Pertimbangan etika didasarkan pada keseluruhan konsep dari kewajaran, keadilan dan kebenaran. Etika digunakan sebagai dasar untuk menentang praktik bisnis yang tidak etis. Oleh karena itu, etika dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk melihat bagaimana manajer membuat penilaian yang etis (ethical judgement) ketika berpartisipasi dalam penyusunan anggaran. nilai etika dalam organisasi dan perilaku berpengaruh dalam proses penyusunan anggaran. Nilai etika bawahan yang tinggi memungkinkan penciptaan senjangan anggaran yang rendah.
Karena, dalam penyusunan budget/anggaran pasti adanya tekanan untuk kinerja yang tertanam dalam target yang luas dari sebuah perusahaan. Tetapi perusahaan tidak boleh mendorong karyawan untuk terlibat dalam praktik ilegal atau tidak etis. Semakin perusahaan mencoba untuk mendorong kinerja, semakin besar penekanan yang harus diberikan pada pelatihan karyawan untuk mengikuti kode etik untuk melarang perilaku yang di luar ikatan (misalnya, tidak ada suap, pembayaran dibelakang, atau transaksi yang tidak jujur) dan normanya. dan nilai (misalnya, mengutamakan pelanggan dan tidak mengorbankan kualitas).
Maka dari itu, perusahaan harus tetap mengingatkan karyawannya untuk patuh terhadap norma-norma kejujuran dan keadilan.