Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Pertanyaan dan Jawaban Soal Faktor Sumber daya Manusia dalam Budgeting

 1.   Faktor manusia sangat penting dalam penganggaran. Terlalu sering, penganggaran dianggap hanya sebagai alat mekanis karena teknik penganggaran itu sendiri dianggap bebas dari emosi. Namun, penyusunan budget sangat membutuhkan faktor manusia untuk menyelenggarakan administrasi penganggaran, persuasi pendidikan, dan interpretasi yang cerdas.

Pertanyaan :

Dalam pernyataan diatas dinyatakan peran penting faktor SDM (Sumber Daya Manusia) dalam penyusunan budget.

Apakah Saudara setuju dengan pernyataan tersebut? Jelaskan!

 

Saya setuju dengan pernyataan di atas, bahwasanya Faktor manusia sangat penting dalam penganggaran. Karena Penganggaran atau penyusunan budget paling efektif ketika SDM seperti manajemen tingkat bawah secara aktif berpartisipasi dan secara bermakna terlibat dalam proses penganggaran, Partisipasi menambah kredibilitas proses penganggaran dan membuat karyawan lebih berkomitmen dan bertanggung jawab untuk memenuhi anggaran. Tetapi partisipasi membutuhkan koordinasi "jujur" tentang bisnis dari bawahan dan manajer tingkat bawah hingga atasan mereka.

Proses penyusunan anggaran dilakukan untuk mengkomunikasikan tujuan perusahaan kepada seluruh unit organisasi dan memonitori prestasi dan pencapaian dari tujuan-tujuan tersebut. Manajer pusat pertanggungjawaban selaku manajemen tingkat bawah memiliki kesempatan dalam menyuarakan pendapat pribadinya dalam anggaran dimana hal ini yang disebut sebagai anggaran partisipatif dimana SDM dilibatkan dalam menyusunan anggaran.

 

2.   Apa yang Saudara ketahui tentang Budgetary Slack?

Budgetary Slack sering dianggap sebagai tindakan yang wajar / manusiawi karena sifat manusia yang menginginkan kemudahan dalam menjalankan tugasnya atau meraih targetnya. Namun hal tersebut bisa menimbulkan kontra-produktif bagi perusahaan.

Pertanyaan:

Harap Saudara jelaskan mengapa Budgetary Slack bisa menimbulkan kontra produktif bagi perusahaan.

Jawab:

Jelas sekali budgetary slack bisa menimbulkan kontra produktif bagi perusahaan karena budgetary slack adalah praktik meremehkan pendapatan yang dianggarkan atau melebih-lebihkan biaya yang dianggarkan untuk membuat target yang dianggarkan lebih mudah dicapai. Praktik ini sering terjadi ketika varians anggaran (perbedaan antara hasil aktual dan jumlah yang dianggarkan) digunakan untuk mengevaluasi kinerja manajer lini dan bawahan mereka. Manajer lini juga tidak mungkin jujur ​​sepenuhnya dalam komunikasi anggaran mereka jika manajer puncak secara mekanis melakukan pengurangan biaya secara menyeluruh (katakanlah, pengurangan 10% di semua area) dalam menghadapi penurunan pendapatan yang diproyeksikan.

Anggaran yang kendur memberi manajer lindung nilai terhadap keadaan buruk yang tidak terduga. Tetapi budgetary slack juga menyesatkan manajer puncak tentang potensi keuntungan sebenarnya dari perusahaan, yang mengarah pada perencanaan dan alokasi sumber daya yang tidak efektif serta koordinasi yang buruk dari aktivitas di berbagai bagian perusahaan.

 

3.   Beberapa cara untuk menghindari Budgetary slack adalah dengan cara benchmark data dengan perusahaan lain serta melakukan rolling budgets.

Pertanyaan

Harap Saudara jelaskan apa yang dimaksud dengan benchmark data dan rolling budget, dan bagaimana keduanya bisa menghindari budgetary slack?

Jawab:

Benchmarking adalah suatu proses mengidentifikasikan “praktek terbaik” terhadap dua produk dan proses produksinya hingga produk tersebut dikirimkan. Benchmarking memberikan wawasan yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang serupa maupun dengan Industri yang berbeda. Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Tolok Ukur atau Patokan.

Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk memahami dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara atau  “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk. Benchmarking dapat dilakukan untuk proses produksi, produk, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi.

Rolling budget atau continuous budget atau perpetual budget. Rolling budget merupakan anggaran yang terus bergerak dalam periode 12 bulan.

Salah satu pendekatan untuk mengatasi senjangan anggaran adalah dengan mendapatkan data benchmark yang baik saat menetapkan anggaran. Manajer kemudian dapat membagikan informasi independen ini dan menggunakannya untuk menetapkan anggaran operasi. Menggunakan ukuran kinerja tolok ukur eksternal mengurangi kemampuan manajer untuk menetapkan tingkat anggaran yang mudah dicapai.

Anggaran bergulir adalah pendekatan lain dalam mengurangi senjangan anggaran. Perusahaan yang menggunakan anggaran bergulir selalu memiliki anggaran untuk periode tertentu, misalnya 12 bulan, dengan menambahkan, pada akhir setiap kuartal, anggaran untuk satu kuartal lagi untuk menggantikan kuartal yang baru saja berakhir. Pembaruan informasi anggaran yang terus menerus dan informasi yang lebih kaya yang diberikannya mengurangi peluang untuk menciptakan senjangan anggaran dibandingkan ketika penganggaran dilakukan hanya setiap tahun.

Beberapa perusahaan, telah merancang langkah-langkah evaluasi kinerja inovatif yang memberi penghargaan kepada manajer berdasarkan keakuratan prakiraan selanjutnya yang digunakan dalam menyiapkan anggaran. Misalnya, semakin tinggi dan lebih akurat perkiraan laba yang dianggarkan dari manajer divisi, semakin tinggi bonus insentif mereka.

Pendekatan lain untuk mengurangi senjangan anggaran adalah manajer melibatkan diri mereka secara teratur dalam memahami apa yang dilakukan bawahan mereka. Keterlibatan seperti itu tidak boleh mengakibatkan manajer mendikte keputusan dan tindakan bawahan. Sebaliknya, keterlibatan seorang manajer harus dalam bentuk memberikan dukungan, menantang dengan cara yang memotivasi asumsi yang dibuat oleh bawahan, dan meningkatkan pembelajaran bersama tentang operasi. Interaksi yang teratur dengan bawahannya untuk membuat anggarannya kendur. Sebaliknya, bawahan dan atasannya memiliki dialog mendalam tentang anggaran adalah tujuan kinerja. Manajer kemudian mengevaluasi kinerja bawahan dengan menggunakan ukuran subyektif dan obyektif. Tentu saja, menggunakan ukuran subyektif mengharuskan bawahan mempercayai manajer mereka untuk mengevaluasi mereka secara adil.

Selain mengembangkan strategi organisasinya, manajer puncak bertanggung jawab untuk menentukan nilai-nilai inti perusahaan dan menjelaskan apa yang merupakan perilaku yang dapat diterima dan tidak dapat diterima.

 

4.   Mengapa dalam menyusun budget perlu memperhatikan etika (ethics)

Jawab:

Pertimbangan etika didasarkan pada keseluruhan konsep dari kewajaran, keadilan dan kebenaran. Etika digunakan sebagai dasar untuk menentang praktik bisnis yang tidak etis. Oleh karena itu, etika dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk melihat bagaimana manajer membuat penilaian yang etis (ethical judgement) ketika berpartisipasi dalam penyusunan anggaran. nilai etika dalam organisasi dan perilaku berpengaruh dalam proses penyusunan anggaran. Nilai etika bawahan yang tinggi memungkinkan penciptaan senjangan anggaran yang rendah.

 

5.   Apa yang Saudara ketahui tentang Kaizen budgeting. Menurut Saudara apa keunggulan Kaizen Budgeting.

Jawab:

Penerapan metode Kaizen lebih difokuskan pada perbaikan-perbaikan yang berskala kecil sampai menengah sehingga proyek-proyek perbaikan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat sasaran. Rata-rata proyek-proyek dalam penerapan Kaizen dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat seperti dalam hitungan minggu dan tidak memerlukan biaya perbaikan yang besar.

Berikut ini merupakan 6 keuntungan penerapan metode Kaizen di perusahaan, antara lain:

1. Peningkatan produktivitas.

Pada awalnya perusahaan akan mengidentifikasi tempat area kerja untuk melihat adanya waste (pemborosan) lalu mencari cara untuk memperbaikinya. Waste yang dimaksud adalah overproduksi, tempat penyimpanan (inventory), barang cacat, gerakan, dan menunggu. Dengan menghilangkan segala jenis waste, maka otomatis dapat meningkatkan produktivitas. Dengan demikian, fasilitas di area kerja akan jauh lebih produktif daripada sebelumnya.

2. Pengurangan biaya.

Dengan menerapkan Kaizen maka dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya yang ada. Pengurangan biaya dapat dilakukan dengan menghilangkan waste (pemborosan) di area tempat kerja agar menghemat biaya. Perusahaan akan mendapat manfaat positif melalui penghematan biaya jika dilakukan secara terus-menerus.

Setiap kali menerapkan Kaizen, sebaiknya perusahaan menyusun prosedur untuk mengetahui sejauh mana pengeluaran biaya untuk dievaluasi dan diukur. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk mengetahui dengan pasti berapa banyak uang yang telah dikeluarkan.

3. Peningkatan kualitas.

Kaizen juga dapat dilakukan dengan cara meningkatkan kualitas yang ada pada tempat kerja di perusahaan. Misalnya, peningkatan kualitas dari kinerja pekerjaan yang kita lakukan atau peningkatan kualitas mesin-mesin yang digunakan. Hal ini dapat membantu kita memberi manfaat positif bagi perusahaan. Ketika masalah sudah terpecahkan, pekerjaan pun menjadi jauh lebih efisien dan efektif serta manajemen waktu pun juga membaik.

4. Pemanfaatan sumber daya yang optimal.

Penerapan Kaizen oleh perusahaan dapat memperbaiki dengan mengefisiensikan penggunaan sumber daya yang digunakan misalnya proses produksi dengan memprioritaskan kebutuhan sehingga peningkatan produktivitasnya menjadi lebih sederhana. Bila dilakukan dengan benar, prosesnya dapat memudahkan tempat kerja dan menghilangkan kerja keras.

5. Peningkatan komunikasi yang lebih baik.

Komunikasi dilakukan untuk mengetahui cara kerja proses, yaitu bagaimana aktivitas operasional itu dilakukan. Namun, hampir sebagian besar waktu yang digunakan ketika manajer ketika berbicara dengan staf hanya membicarakan prosedur dan kualitas apa yang dibutuhkan saja. Hal ini menyebabkan manajer tidak memahami apa yang sebenarnya terjadi di lantai produksi (floor shop). Dengan melakukan penerapan Kaizen akan membantu manajer menjalin komunikasi yang baik dan mengidentifikasi apa yang sebenarnya harus diperbaiki sehingga komunikasi antara manajer dan staf mencerminkan perbaikan yang nyata.

6. Peningkatan moral karyawan.

Keuntungan dengan menerapkan metode Kaizen, karyawan akan lebih banyak melakukan kontribusi untuk keberhasilan pekerjaannya. Ketika karyawan sadar bahwa ide dan saran mereka ditanggapi dengan serius oleh pihak manajemen maka moralnya meningkat secara signifikan sehingga karyawan bisa lebih bahagia dengan lingkungan kerja yang lebih produktif. Hal inilah yang menyebabkan mereka tidak mudah resign dan terus mau berupaya sebaik dan semaksimal mungkin untuk perusahaan.

Advertisement